Wanneer u eigen baas bent, is het belangrijk om uw administratie bij te houden. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om uw private en zakelijke administratie in orde te hebben. Voor veel ondernemers is het doen van administratieve werkzaamheden niet hun favoriete bezigheid, maar wanneer u ondernemer bent komt u niet onder uw boekhouding uit. U kunt de financiële positie van uw onderneming afleiden uit uw administratie. Door efficiënt te boekhouden, kunt u financieel verantwoorde keuzes voor uw onderneming maken. In deze blog leest u een aantal tips voor een goed georganiseerde administratie vanuit de Belastingdienst terug.
1. Houd uw administratie op één plek en het liefst digitaal bij elkaar
Het is een slim idee om uw administratie online en dus digitaal bij te houden. Dit kunt u doen door met een online boekhoudprogramma of app te werken. Wanneer u ervoor kiest om uw boekhouding digitaal te maken, zitten hier direct een aantal voordelen aan verbonden. U kunt uw btw-aangifte namelijk veel makkelijker en sneller regelen als u een online boekhoudprogramma gebruikt. Met een druk op de knop kunt u de aangifte al bij de Belastingdienst aanleveren. Het voorkomt dat u fouten maakt in het overtypen van uw gegevens en de Belastingdienst kan uw aangifte digitaal ook nog eens sneller controleren.
2. Plan één keer per week een moment in om uw administratie bij te werken
Wanneer u de tijd neemt om eens per week uw administratie bij te werken, loopt u aan het einde van de maand of het kwartaal niet achter. Verder zorgt u ervoor dat uw administratie elke week up to date is en kunt u de gegevens direct raadplegen, mocht u deze ergens voor nodig hebben. Daarnaast kunt u door één keer per week tijd in uw administratie te steken, minder snel belangrijke zaken over het hoofd zien. U vergeet dan niet om informatie toe te voegen, waardoor u er bij een controle goed vanaf komt.
3. Houd zakelijk en privé van elkaar gescheiden, ook als het op uw administratie aankomt
Bent u ondernemer? Dan is het belangrijk dat u uw private en zakelijke administratie zo goed mogelijk gescheiden houdt. Dit zorgt ervoor dat u een duidelijk beeld krijgt van de omzet van uw onderneming. Verder kunt u makkelijker aan regelingen zoals de KOR deelnemen op het moment dat u uw privé en zakelijke administratie gescheiden houdt.
4. Zorg dat u toegang hebt tot uw administratieve gegevens in de originele vorm
Krijgt u facturen digitaal binnen? Bewaar deze dan ook digitaal. Werkt u ook met papieren facturen, bewaar deze dan op papier. U kunt een papieren versie ook inscannen en alsnog digitaal bewaren. Het is belangrijk om geen gegevens kwijt te raken en precies te weten waar u welke gegevens bewaard. De Belastingdienst geeft er niets om als uw administratieve gegevens door ouderdom zijn vervaagd, of wanneer u documenten kwijt bent geraakt door brand of waterschade. Zorg er dus voor dat u alles digitaal heeft staan, zodat u het altijd en overal terug kunt vinden.